Datahantering

Det finns fördelar med att hantera forskningsdata transparant och systematiskt. Här kan du läsa om hur du på bästa sätt hanterar dina forskningsdata för egen del, för framtida bevarande och för framtida tillgängliggörande.

Skapa en datahanteringsplan

En datahanteringsplan (förkortas ofta DHP eller på engelska DMP) är en plan för hur man avser att hantera sina forskningsdata i framtiden. Datahanteringsplanen beskriver allt från hur forskningsdata samlas in till hur det lagras och eventuellt tillgängliggörs.

Om man skapar och aktivt använder en datahanteringsplan förenklas flera dimensioner av datahanteringen genom att man har översikt över sina forskningsdata och den lagstiftning som berörs. Riktigt värdefull blir datahanteringsplanen om den används som ett levande dokument och uppdateras under projektets löptid.

Universitetsbiblioteket håller på att ta fram ett verktyg för att ta fram datahanteringsplaner. Kontakta oss på datamanagement@liu.se om du är LiU-forskare och intresserad av att testa verktyget som går under namnet LiU DMP Create.

Som forskare med LiU-ID kommer du att ha möjlighet att använda LiU DMP Create för att med hjälp av riktade frågor ta fram en datahanteringsplan.

Centrala delar i en datahanteringsplan

En datahanteringsplan bör innehålla sex centrala delar:

  1. Beskrivning av forskningsdata
  2. Uppgifter om dokumentation och datakvalité
  3. Uppgifter om lagring och säkerhetskopiering
  4. Uppgifter om Rättsliga och etiska aspekter
  5. Uppgifter om Tillgängliggörande och långtidsbevarande
  6. Uppgifter om Ansvar och resurser

Forskningsfinansiärer

Forskningsfinansiärer har olika krav på datahanteringsplan. I vissa fall rekommenderar man dem och i andra fall är de ett krav. I databasen Sherpa Juliet kan du själv söka fram forskningsfinansiärens krav. Via länken nedan hittar du information om enskilda finansiärer och deras krav på datahanteringsplaner.

> Finansiärers krav på datahantering - Grants Office, LiU

Arbeta med forskningsdata

Organisera och strukturera forskningsdata

Om man organiserar och strukturerar forskningsdata konsekvent blir forskningsdata mindre personberoende. På så sätt blir det också möjligt att långt senare återfinna forskningsdata. Detta är extra viktigt i forskningsprojekt där flera personer är inblandande. Syftet är att det även vid ett senare tillfälle ska gå att förstå innehållet och hur man behandlat det. Strukturera exempelvis forskningsdata genom:

  • En systematisk och transparent mappstruktur.
  • Ett konsekvent system för namngivning av filer.
  • En konsekvent versionifiering av datafiler, där det framgår vilken fil som är den senaste filen, vilken som är masterfil, vilken fil som ligger som grund för vilken analys etc.

Lagra forskningsdata

Säker lagring av forskningsdata är viktig. Förvara aldrig forskningsdata lokalt på din dator utan säkerhetskopiering. Aktuella instruktioner/rekommendationer för hur du på bästa sätt lagrar och säkerhetskopierar forskningsdata återfinns på insidan

> Organisera och förfara dina filer - Insidan, LiU

Juridiska aspekter på forskningsdata

Forskningsetiska och juridiska aspekter påverkar din forskningsdatahantering. I LiU DMP Create ställs frågor som hjälper dig att ta hänsyn till forskningsetik och juridik i lagring, bevarande och tillgängliggörande av forskningsdata. Via länken nedan hittar du information om vad du behöver tänka på.

> Vägledning om offentlighet och sekretess

Informationssäkerhet

Känslig forskningsdata behöver skyddas. Genom säkerhetsklassning kan man säkerställa att forskningsdata skyddas på rätt nivå. Vid LiU finns riktlinjer om informationssäkerhet som ska följas vid behandlingen av personuppgifter.

> Läs vidare i LiUs riktlinjer för informationssäkerhet

Hantering av personuppgifter

Universitetet tillämpar dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) med kompletterande lagstiftning. Dataskyddsförordningen ställer särskilda krav på hanteringen av forskningsdata som innehåller personuppgifter. Insamling, behandling och lagring av forskningsdata som innehåller personuppgifter måste ske i enlighet med dataskyddsförordningens regler.

> Läs vidare om EUs dataskyddsförordning på Insidan

Söka forskningsdata

Forskningsdata kan sökas på nätet, exempelvis genom Google dataset search. Om forskningsdata gjorts tillgänglig genom ett repositorium som har bra metadata blir det möjligt för andra att söka, hitta och återanvända forskningsdata. Forskningsdata kan och bör även citeras.

Bevara forskningsdata

Arkivering och gallring

Forskningsdata från forskningsprojekt är en betydelsefull del av universitetets arkiv och ska arkiveras. Det är viktigt att bevara information som ger förståelse för hur projektet har genomförts och hur materialet ska tolkas. I dagsläget sker arkivering av forskningsdata vid LiU i allmänhet genom att data långtidslagras av forskaren eller forskargruppen. Som forskare har du alltså ett ansvar för att bevara forskningsdata från avslutade projekt.

Forskningsdata som behövs för att verifiera forskningsresultat ska bevaras i minst 10 år. Sådan forskningsdata som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för ett annat forskningsområde ska bevaras på obestämd framtid. Detsamma gäller om den bedöms ha ett stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde eller vara av stort allmänt intresse. Oftast är det forskaren själv som bäst kan avgöra vilken data som är relevant att bevara. Därför är det viktigt att projektansvarig ser till att forskningsdata ordnas för arkivering och dokumenterar vad som ska bevaras för alltid och vad som kan gallras efter en viss tid.

För att andra i framtiden ska kunna förstå materialet behöver det struktureras och rensas från ovidkommande information. Utkast och andra arbetshandlingar rensas utan att det krävs något lagstöd för det. Forskningsdata som är allmänna handlingar men inte behövs för verifiering av forskningsresultat och inte heller bedöms vara värdefull för framtida forskning eller vara av allmänintresse kan gallras när de inte längre behövs enligt RA-FS 1999:1.

> Se LiU:s Regler för bevarande och gallring av forskningshandlingar vid Linköpings universitet, dnr 1156/00-14.

Kontakta institutionens arkivsamordnare (e-postadress registrator@xxx.liu.se där xxx byts ut mot institutionsakronymen) eller den centrala arkivfunktionen på arkiv@liu.se för att få hjälp och råd i arkivfrågor

Tillgängliggöra forskningsdata

Tillgängliggöra

Att tillgängliggöra forskningsdata innebär att man gör dem öppet tillgängliga (open data) på Internet. Det kallas ibland för att publicera forskningsdata.

Flera tidskrifter och forskningsfinansiärer kräver att forskningsdata tillgängliggörs. Forskningsdata kan tillgängliggöras:

  • Via tidskrifter/ på uppmaning av tidskrift
  • På repositorier som exempelvis DiVA

I samband med att forskningsdata tillgängliggörs förses den med metadata (information som gör den lättare att hitta) och dokumentation (information som gör det möjligt att kontextualisera forskningsdata). I samband med detta ser man bland annat över filformat (se vidare FAIR-principerna). Repositoriet ser till att filerna förvaltas så att de är tillgängliga och användbara. Forskningsdata (upp till 16MB per fil) kan tillgängliggöras i DiVA.

> Publicera data i DiVA

Dokumentera & metadata

I samband med tillgängliggörande av forskningsdata bör du också bifoga dokumentation.

Dokumentation är vad som krävs för att du – eller någon annan - ska kunna förstå eller återanvända forskningsdata senare. Det är exempelvis viktigt att inkludera metodologiska överväganden, syfte och frågeställningar. Dokumentation underlättar även för att kunna återskapa forskningsresultat för att verifiera dem.

Dokumentationen kan innehålla beskrivning av forskningsdata, till exempel en översikt av forskningsresultatet, olika variabler som ingår och vad de betyder, beskrivning av metodologin etc.

Dokumentation ser olika ut inom olika forskningsområden. Dokumentation för en mätning kan vara vilken standard som använts och för en intervju, omständigheterna under vilka intervjun genomfördes. Ibland kan forskardagbok eller labb-bok användas som stöd för dokumentation.

Metadata brukar kallas för ”data om data”. Metadata gör information maskinläsbar, vilket i sin tur gör att data blir sökbar. Metadata är strukturerad information med syfte att definiera, förklara, beskriva och lokalisera data.

Citering av forskningsdata

Likväl som refererar till publikationer bör man också referera till forskningsdata. Ofta har forskningsdata en beständig identifierare (oftast DOI eller URN:NBN) och då är det viktigt att ange den i referensen.

> Mer information om referenshantering från biblioteket
> Information om hur man refererar till forskningsdata finns på Digital Curation Centre How to Cite Datasets and Link to Publications