Tillgänglighet i Word

Här går vi igenom hur du kan öka tillgängligheten i dokument skrivna i Word. Med tillgänglighet menas att informationen ska kunna tillgodogöras av så många som möjligt, oavsett till exempel funktionsnedsättning. För skriven information rör det sig framför allt om personer med synnedsättningar eller lässvårigheter. Dessa personer är beroende av att dokumentet läses upp av en skärmläsare. För att skärmläsaren ska kunna läsa upp dokumentet på ett så bra sätt som möjligt och ge användaren möjlighet att navigera i dokumentet är det en handfull saker du behöver göra.

Huvudsakligen handlar det om att använda verktyg i Word på rätt sätt, vilket du bör göra även om du inte har tillgänglighet i fokus. Har du använt verktygen rätt från början är insatsen för att göra dokumentet tillgängligt väldigt liten. Även om vi här använder Word som utgångspunkt, gäller de flesta principerna vad du än författar ditt dokument i för verktyg.

Sammanfattning av råd

För dig som är välbekant med Word sedan tidigare och bara behöver veta vad man ska tänka på summerar vi här råden kring tillgänglighetsanpassning:

Lägg till en dokumenttitel under egenskaper
Använd formatmallar och använd dem på ett logiskt sätt
Ange alltid alternativtexter till bilder, figurer och tabeller
Lyft fram de viktigaste insikterna från bilder, figurer och tabeller i den omgivande texten
Skapa beskrivningar för bilder, figurer och tabeller och referera till dem i den löpande texten för att skapa en länk mellan text och bild, figur eller tabell
Definiera en rubrikrad för tabeller
Slå inte ihop eller dela celler i tabeller
Lägg in meningsfulla hyperlänktexter
Använd kontrasterande färger
Använd Words inbyggda verktyg för att kontrollera tillgänglighet
Spara dokumentet som PDF – använd inte funktionen Skriv ut och ange PDF som skrivare

Nu ska vi förtydliga vad vi menar med detta och kanske viktigast hur man konkret gör.

Dokumenttitel

Börja med att se till att det finns en dokumenttitel under Egenskaper. Välj menyn Arkiv och sedan Info. Där finns en rubrik Egenskaper där du kan lägga till en titel.

Formatmallar och formatering

Formatmallar styr inte bara utseendet i dokumentet, utan ger även dokumentet en logisk struktur under ytan. Att använda till exempel formatmallen ”Rubrik 1” gör inte bara att rubriken står ut i texten, utan berättar även att detta är en huvudrubrik och att underliggande text hör till den rubriken tills en ny huvudrubrik kommer. Detta skapar en bokmärkesstruktur som gör det enkelt för en läsare som är beroende av skärmläsare att navigera i dokumentet. Även läsare som inte använder skärmläsare har glädje av detta då de också kan navigera i dokumentet på ett överskådligt sätt.

Det är viktigt att så långt som möjligt använda rätt formatmall. Till exempel bör du alltid använda ”Rubrik 1” för huvudrubriker. Skulle du föredra utseendet på ”Rubrik 2” så bör du justera förstnämnda formatmall för att få det utseende du vill ha. Välj alltså formatmall utifrån funktion, inte utifrån utseende.

Det är viktigt att inte hoppa över nivåer i dokumentet, så som att exempelvis lägga ”Rubrik 3” direkt under ”Rubrik 1”. Allt för att säkerställa en logisk struktur i dokumentet.

Figurer och bilder

Det viktigaste att tänka på när det gäller figurer och bilder är att lägga in en alternativtext. En alternativtext är en text som beskriver eller förmedlar innehållet i ett visuellt objekt.

För att skapa en alternativtext högerklickar du på bilden och väljer ”Redigera alternativtext…”. Försök att på ett så koncist och entydigt sätt som möjligt förmedla innehållet i bilden. Undvik att upprepa saker som framgår av den text som omger bilden.

För diagram och flödesscheman är det bra att lyfta ut huvudbudskapen eller insikterna till den omgivande texten. Detta är till nytta för alla läsare. Även här är det viktigt att alternativtexten inte överlappar den text som omger figuren utan kompletterar och stöttar användaren.

Lägg även till en bildbeskrivning till bilden och hänvisa till bilden på relevant ställe i texten. Detta skapar en länk mellan relevant text och själva bilden, vilket är särskilt viktigt om bilden inte är direkt angränsande till texten. För en tydligare beskrivning av hur du infogar bildbeskrivningar och korsreferenser så kan du titta på filmen Word för uppsatsskrivande.

Det kan förekomma bilder i dokumentet som endast är dekorativa och saknar meningsbärande funktion, exempelvis en logotyp i sidhuvudet eller sidfoten. För dessa kan du sätta en egenskap som informerar om att de är just dekorativa. Högerklicka på bilden och välj ”Redigera alternativtext…”. Här finns ett val ”Markera som dekorativt”. Väljer du det kommer rutan för alternativtext att bli grå då det inte behövs för dekorativa element.

Tabeller

Precis som bilder och figurer behöver tabeller förses med en alternativtext som beskriver innehållet. Även här kan du med fördel lyfta fram de viktigaste insikterna i tabellen i den omgivande texten och sedan undvika att upprepa detta i alternativtexten. Ställ markören i tabellen och högerklicka. Välj Tabellegenskaper och gå till fliken Alternativtext.

För tabeller gäller det att hålla strukturen relativt enkel. Detta innebär att du inte bör slå ihop eller dela celler då detta gör det svårt för en skärmläsare att förmedla innehållet på ett tydligt sätt. Använd absolut aldrig tabeller för att skapa kreativa eller häftiga layouter.

Se också till att det finns en definierad rubrikrad i tabellen. För att göra detta markerar du översta raden och högerklickar på den. Välj Tabellegenskaper och gå till fliken Rader. Se till att ”Dela upp rad över sidbrytning” är avmarkerad och att ”Upprepa som rubrikrad högst upp på varje sida” är markerad.

Till sist lägger du till en beskrivning till tabellen och hänvisar till tabellen på relevant ställe i texten. Detta skapar en länk mellan relevant text och tabell. För en tydligare beskrivning av hur du infogar beskrivningar och korsreferenser så kan du titta på filmen Word för uppsatsskrivande.

Hyperlänkar

Om det finns hyperlänkar i dokumentet är det viktigt att lägga in en meningsfull hyperlänktext i stället för att bara presentera själva länkadressen. Högerklicka på hyperlänken och välj Redigera hyperlänk. Under ”Text som ska visas” anger du en beskrivande text för länken.

Övrigt

Tänk på att använda tydligt kontrasterande färger i ditt dokument och använd inte bara färg för att markera viktig information.

Som exempel kan vi titta på Words standardmall. För rubriker använder man en mörkblå färg som ligger lite väl nära den svarta texten. Detta är olyckligt. Det som är bra är att man inte bara förlitar sig på färgen för att signalera att detta är en rubrik, utan man har även gjort typsnittet större och skapat luft kring rubriker. Man har alltså inte bara förlitat sig på färg för att förmedla information om att detta är en rubrik.

I linje med detta är det bra att använda luft i dokumentet för att skapa tydliga avgränsningar mellan stycken, rubriker, bilder och tabeller. Detta hjälper en person med synnedsättning att enklare kunna ta till sig dokumentet.

Till sist kan du även tänka på att försöka använda ett enkelt språk och hålla meningslängd på en rimlig nivå.

Granska tillgänglighet

Word har ett inbyggt verktyg för att kontrollera ett dokuments tillgänglighet. Du hittar det under menyfliken Granska.

Under Granska finns också en funktion för att låta Word läsa upp dokumentet. Detta kan ge dig en god uppfattning om hur dokumentet kommer att låta för en person som är beroende av skärmläsare.

Har du tillgång till Adobe Acrobat Professional eller DC finns ytterligare verktyg för att kontrollera tillgänglighet som är ännu mer kraftfulla.

PDF

Spara dokumentet som PDF för att så många skärmläsare som möjligt ska kunna läsa upp dokumentet. Undvik att använda verktyget Skriv ut och där välja PDF som skrivare, utan spara dokumentet som en PDF genom att välja Spara en kopia.

Slutord

Förhoppningsvis känns inget av detta vare sig krångligt eller konstigt. Om du får in vanan att ha tillgänglighet i bakhuvudet när du börjar skriva ditt dokument så kommer det inte ens innebära något större merarbete. Det mesta är riktlinjer som bör följas även om du inte gör det för att öka tillgängligheten.

Vill du läsa mer om tillgänglighet kan du besöka Myndigheten för Digital Förvaltning och deras sida Vägledning för webbutveckling.