Administrera uppsatser och examensarbeten i DiVA

Klicka på rubrikerna för att fälla ut texten.

Rektors beslut

I september 2005 beslutade rektor att uppsatser och examensarbeten som produceras vid Linköpings universitet ska publiceras elektroniskt om inga upphovsrättsliga hinder finns. Normalt finns inga upphovsrättsliga hinder såvida inte arbetet är utfört i samarbete med ett företag och därmed innehåller sekretessbelagda uppgifter.

Rektors Beslut Adobe-ikon Rektors beslut >>

Information till studenterna

På LiU E-Press finns en sida med information och tips m.m. för studenter samt hur de publicerar sina examensarbeten och uppsatser i DiVA. Informationen finns både på svenska och engelska. Här finns också inloggningen till sidan för att registrera sitt arbete med LiU-ID.

Länka gärna till LiU E-Press hemsida från institutionens hemsida. Här finns information till studenterna om e-publicering av examensarbete/uppsatser. Några förslag:

Publiceringsstöd ingår i LiU E-Press uppdrag och vi kommer gärna till institutionerna och informerar studenter och personal om bl.a. elektronisk publicering och upphovsrätt. Informationen är kostnadsfri och tar cirka 30-40 minuter inklusive frågor.

Personalförändringar

Det är viktigt att LiU E-Press får information om personalförändringar som rör hanteringen av exjobb i DiVA. Administratör som ska kontrollera och godkänna uppsatser och examensarbeten i DiVA måste tilldelas särskilda rättigheter i systemet samt få e-post skickat från DiVA. Vi har inte resureser att ta reda på vem eller vilka som ska ges rättigheter och e-post i DiVA utan det måste respektive institution meddela oss. Skicka därför alltid uppgifter till oss om vikarie eller nyanställd så att personen får rättigheter och e-post. Detsamma gäller om någon slutar sin anställning eller flyttar till annan institution så att vi kan ta bort rättigheterna och e-postadresserna ur DiVA.

Upphovsrätt

På vår sida om upphovsrätt finns under rubriken Uppsatser/Exjobb särskild information riktade till studenter. Under rubriken Foton, figurer, konst finns information om upphovsrättsliga rörande foton, figurer, konst, tabeller, multimedia m.m. På sidan om upphovsrätt finns mer utförlig in forma to in om upphovsrätt. Studenterna kan vända sig till oss med frågor om upphovsrätt om upphovsrättslig osäkerhet uppstår. Skicka ett mail till ep@ep.liu.se så hjälper vi till.

Publiceringsöverenskommelse

Alla studenter måste skriva under en publiceringsöverenskommelse, där de ger LiU tillstånd att e-publicera deras arbete i Di VA. Avtalet kan laddas ned från vår hemsida som pdf-fil. Överenskommelsen finns även på engelska. Avtalet ska arkiveras på respektive institution.

Synlighet på webben

Linköpings universitets synlighet på webben är en mycket viktigt och under de senaste åren har den också ökat markant. LiU har stigit på olika rankningslistor världen över tack vare att posterna i DiVA innehåller en fulltext samt att posterna är av hög kvalité. E-publiceringen av examensarbeten och uppsatser är också ett utmärkt sätt att marknadsföra kursprogram/ämnen för institutionen eller en specifik avdeling. Det kan även gälla centrumbildningar. Det är därför viktigt att dels hålla hög kvalité på de poster vi publicerar i DiVA samt att publicera så många studentarbeten som möjligt i fulltext. Det är viktigt att studenterna informeras om fördelarna att e-publicera sina arbeten.

Frågor...

Om Du har några frågor rörande kontroll och verifiering av uppsatser och examensarbeten eller om något krånglar hör av dig till LiU E-Press så löser vi problemet tillsammans.

Om Ditt LiU-ID inte fungerar vid inloggning kontakta LiU-IT helpdesk.

För att godkänna studentuppsatser och examensarbeten loggar Du in i publiceringssystemet med Ditt LiU ID.

Du måste vara registrerad i publiceringssystemet med särskilda rättigheter för att kunna godkänna studentpublikationer. Hör av dig till LiU E-press för att få behörighet i DiVA.

Om inloggningen inte fungerar trots att Du är behörig i DiVA, kontakta i första hand LiU-IT. Vi kan tyvärr inte göra någonting om användarnamn eller lösenord inte fungerar eftersom publiceringssystemet kontrollerar dessa uppgifter mot LiU:s server, som hanterar LiU-ID. I övriga fall kontakta LiU E-press.
När du loggat in i DiVA visas en ny sida enligt Bild 1 nedan. För att godkänna uppsatser och examensarbeten, välj Publicera (siffran 1).

DiVA inloggning

Bild 1. Välja arbetsuppgift efter inloggning i DiVA.

En lista visas över alla opublicerade uppsatser och examensarbeten (bild 2). Dessa är som standard sorterade i datumordning dvs. senast först och äldst sist. Det går även att sortera efter författare, publikationstyp, titel och år.

  • För att kontrollera en post, klicka på den rad som innehåller det studentarbete som ska kontrolleras.
  • Om en student har registrerat sitt arbete två gånger (eller fler, vilket händer), radera dubbletten genom att klicka på det röda krysset längst till höger (bild 2 nedan).
  • Om Du vet att en student registrerat sitt arbete, men arbetet syns inte i listan, kontakta LiU E-Press för åtgärd. Oftast beror detta på att studenten glömt att fylla i organisationstillhörighet. Då syns inte publikationen i listan.

 

DiVA, Lista över opublicerade dokument

Bild 2. Lista över opublicerade uppsatser och examensarbeten.

I DiVA finns obligatoriska fält som måste vara ifyllda och dessa är i webbformuläret märkta med en röd asterisk och på illustrationsbilderna nedan med en röd ram. Samtliga fält med röd ram ska alltid vara ifyllda för att posten ska anses hålla hög kvalité.

Om inte alla fält är ifyllda, komplettera posten med den saknade informationen. En pdf-fil med fulltexten ska alltid vara uppladdad. Om fulltext saknas, skicka ett mail till studenten och be studenten skicka fulltexten och ladda sedan upp den. Publicera inte en post som saknar fulltext och/eller där posten är ofullständigt ifylld!

Författare

Fälten för författarens för- och efternamn är obligatoriska i DiVA och måste alltid fyllas i. Utöver det ska även korrekt organisationstillhörighet vara ifyllt dvs. den institution/avdelning och fakultet (fakultet ska alltid stå sist, se bild 1 nedan), där uppsatsen/exjobbet är framlagt. Institutionen/avdelningen väljer själv vilket som ska vara ifyllt. Om endast avdelningen fylls i behöver inte institutionen läggas till, det visas automatiskt vid val av avdelning. OBS! att institutionen syns inte i bilden nedan vid val av avdelning utan endast när posten är publicerad.

Fält inom blå ram är inte obligatoriska men om de är ifyllda ska informationen finnas kvar och uppgifterna visas inte publikt. Om studenten fyllt i e-postadressen skickar DiVA ett e-postmeddelande till studenten när posten skickas in för granskning av administratör. Ett nytt meddelande skickas till studenten när posten därefter publiceras elektroniskt. Överkryssade fält ska inte fyllas i.

DiVA, Obligatoriska fält, författare

Bild 1. Författare och organisation och fakultet.

Samarbete

Det förekommer att studenterna skriver sina examensarbeten/uppsatser i samarbete med ett företag. I dessa fall kan man ange företagets namn genom att kryssa i rutan Externt samarbete och fylla i förtagets namn i fältet Partner (bild 2). Fältet Partner är obligatoriskt om kryssrutan är i kryssad. Det är inte obligatoriskt att kryssa i rutan och fylla i fältet Partner.

DiVA, exjobb, externt samarbete

Bild 2. Externt samarbete.

Publikationens titel och språk

Publikationens titel och språk är obligatoriska uppgifter. Om uppsatsen/exjobbet är skriven på t.ex. engelska ska den engelska titeln anges som huvudtitel. Alternativ titel fylls i om sådan finns t.ex. om arbetet är skrivet på engelska och det finns även en svensk titel ska den svenska titeln anges som alternativ titel och i fältet språk, välj Svenska.

DiVA, Exjobb, publikationens titel

Bild 3. Publikationens titel med alternativ titel.

Examen och Övriga uppgifter

Uppsatsnivå och Högskolepoäng är obligatoriska fält i DiVA. Antalet högskolepoäng är poängen som delmomentet ger dvs. exjobbet/uppsatsen, inte poängen för hela programmet/kursen. Fältet Ämne/kurs måste alltid vara ifyllt för att höja kvalitén på posten. Ämne kurs väljs ur lista. De ämnen/kurser som finns i DiVA måste vara giltiga och alltid aktuella. Det är institutionernas (dvs. er uppgift) att se till att giltiga ämnen kurser hålls aktuellt och meddelar LiU E-Press om något ämne/kurs inte längre är giltigt. Se fliken Giltiga Ämne/kurser och ISRN.

Utbildningsprogram gäller endast för lärarutbildningen. Lärarprogrammet väljs om framläggningen av exjobbet gjorts på annan institution än IBL. Ämne/kurs kan då vara t.ex. Matematik, Engelska osv. Speciallärarprogrammet och Specialpedagogprogrammet kombineras med Ämne/kurs.

Kryssa i rutan Konstnärligt arbete om exjobbet/uppsatsen är ett konstnärligt arbete. Fältet är inte obligatoriskt.

DiVA, exjobb, exament och övriga uppgifter

Bild 4. Exament, Ämne/kurs och övriga uppgifter.

Serie/Annan serie

Fälten för Serie och Annan serie ska inte vara ifyllda. Om något av fälten är ifyllda, ta bort innehållet.

DiVA, exjobb, serie

Bild 5. Serie och Annan serie.

Identifikatorer

ISRN är inte obligatoriskt men om institutionen/avdelningen använder sig av ISRN ska detta fyllas i här. Övriga fält ska inte fyllas i. Om något av de överkryssade fälten är ifyllda, radera innehållet.

Identifikatorer

Bild 6. Identifikatorer.

Nationell ämneskategori, Nyckelord och Ingår i projekt

Nationell ämneskategori är obligatoriskt fält. Observera att det går att lägga till flera ämneskategorier. Nyckelord är inte obligatoriskt men om det i exjobbet/uppsatsen finns specificerade nyckelord, lägg till dem i fältet. Ju mer uppgifter det finns om studentarbetet ju synligare blir det. Om nyckelord fylls i måste språket på nyckelorden vara ifyllt. Nyckelord på flera språk kan anges genom att klicka på knappen Nyckelord på annat språk och välja t.ex. Svenska. Fältet Ingår i projekt behöver inte fyllas i men om uppgifter finns, låt dessa stå kvar i fältet.

DiVA, exjobb, ämenskategori, nyckelord och ingår i projekt

Bild 7. Nationell ämneskategori, Nyckelord och Ingår i projekt.

Abstract

Fältet abstract är obligatoriskt och ska alltid vara ifyllt. Google indexerar alla ifyllda fält och ju fler uppgifter som finns desto mer synligare blir studentarbetet och abstract är en kort beskrivning vad exjobbet/uppsatsen handlar om.

I fältet för abstract finns flera möjligheter att formatera texten och lägga in matematiska eller andra typer av tecken (Bild 8). Formateringen fungerar ungefär som i Word med fet, kursiv, upphöjda-, nedsänkta tecken, punktlista eller numrerad lista (siffran 2). Matematiska tecken och formler går att infoga genom att klicka på ikonerna under siffran 3, tecknet för Omega (Ω) och Sigma (Σ).

Hela fältet (rutan) med abstract går att förstora genom att placera markören i det nedre vänstra hörnet (siffran 4) och dra i hörnet till önskad storlek. När posten sparas återgår fältet automatiskt till den ursprungliga storleken.

DiVA Abstract

Bild 8. Formatera text i fältet för abstract.

Klistra in text i fältet för abstract

Om fältet abstract är tomt ska informationen fyllas i. Detta görs lämpligen genom att öppna pdf-filen, kopiera texten från pdf-filen och klistra in den i fältet för abstract. Text som kopieras från en pdf-fil innehåller oftast dolda radbrytningar som måste avlägsnas. För att se dessa dolda radbrytningar kan man klistra in texten i en särskild ruta. Klicka på ikonen med Word-symbolen (se svart ruta, bild 9 eller siffran 1, bild 8). Radbrytningar syns som avhuggna meningar (se text i bild 9). Korrigera radbrytningarna genom att ställa markören där radbrytningen skett. I exemplet nedan efter t.ex. ordet "environmental,", gör en radmatning och tryck på delete. När första stycket är klart, klicka på knappen Insert för att klistra in texten. Gör en radmatning i fältet för abstract innan nästa stycke klistras in. Upprepa detta för alla stycken tills hela abstract är inklistrat i fältet.

DiVA, exjobb, abstract paste

Bild 9. Klistra in text med dolda radbrytningar.

Använda Word för justering av radbrytningar

Det förekommer ofta fler dolda radbrytningarna än normalt vid kopiering från en pdf-fil och dessa syns tydligt när texten klistras in i rutan Paste from Word. Det kan bero på från vilken ordbehandlare texten konverterats till pdf-fil. I dessa fall är Word utmärkt att använda sig av för att korrigera de dolda radbrytningarna. För att se en radbrytning i Word klicka på ikonen som finns under fliken Start och därefter Stycke. Då syns det var alla radbrytningar finns.

Handledare och Examinator

Handledare och examinator är inte obligatoriskt att fylla i. Om studenten fyllt i både handledare och examinator eller något av dem, låt informationen vara kvar och kontrollera att uppgifterna stämmer. Det kan förekomma att en del institutioner/avdelningar kräver att dessa fält är ifyllda, men då ska detta framgå på institutionens/avdelningens hemsida med information till studenterna, att studenten ska fylla i uppgifterna. Se även rubriken Författare ovan hur fälten ska fyllas i.

DiVA, exjobb, handledare och examinator¨

Bild 10. Handledare och examinator.

Presentation

Presentation (framläggning) av exjobbet/uppsatsen är inte obligatoriskt men finns uppgifterna ska fälten vara ifyllda enligt nedan dvs. datum, tid, språk samt lokal och adress. Om framläggning sker på Medicinska fakulteten anges Campus US, Linköpings universitet och i Norrköping Campus Norrköping, Linköpings universitet.

DiVA, exjobb, presentation/framläggning

Bild 11. Presentation/framläggning.

Anmärkning, Fält för administratörer, SVEP-kategori, Termin och Uppsök ämneskategori

Överkryssade fält ska inte fyllas i. Fält i blå ram är inte obligatoriska men kan utnyttjas av institutionen/avdelningen för intern information. Fält för administratörer och Termin visas inte i den publika sökfunktionen. Med Termin avses året och termin när exjobbet/uppsatsen godkändes.

DiVA, exjobb, anmärkning, admin, svep, termin och uppsok

Bild 12. Anmärkning, Fält för administratörer, SVEP-kategori, Termin och Uppsök ämneskategori.

Publicera kontrollerad post

När posten är granskad och klar för publicering, Klicka på länken Publicera (röd markering bild 13). Länken finns både längst upp på och längst ned på sidan. Posten skickas för e-publicering och blir publikt synlig på webben inom någora minuter.

Exjobb, DiVA publicera post

Bild 13. Publicera kontrollerad post.

Rätta fel eller byta fil i redan publicerad post

För att ändra, komplettera, kopiera eller radera en redan publicerad post, dvs. en uppsats eller ett examensarbete som redan är godkänt och elektroniskt publicerat, klicka på Ändra / Radera post (siffran 3, bild 1 under fliken Logga in i DiVA). En ny sida visas (se bild 14 nedan). Ange antingen författarens namn eller publikationens titel (det senare rekommenderas om författrens namn är vanligt förekommande) och markera Studentuppsatser enligt bilden nedan för att reducera antalet träffar.

DiVA, Korrigera post

Bild 14. Ändra i post eller radera post/fil.

En träfflista visas (Bild 15 nedan). Klicka på den publikation som ska öppnas för korrigering. Utför ändringarna och publicera ändringarna igen genom att klicka Fortsätt och sist Godkänn.

DiVA, träfflista ändra/radera

Bild 15. Ändra/radera en post.

Publicera uppsats/examensarbete åt student

Om en student i efterhand önskar publicera sitt arbetet men kan inte logga in på grund av att LiU-ID har upphört att gälla, är det en enkel uppgift att registrera åt studenten. Klicka på Lägg till publikation/ Ladda upp filer (siffran 2, bild 16) och välj därefter Studentuppsats (examensarbete) ur listan. Fyll i de obligatoriska fälten (se fliken Kontrollera exjobb/uppsats) och ladda upp filen.

DiVA, välja arbetsuppgift

Bild 16. Välja arbetsuppgift.

Radera post

Om en post av någon anledning behöver raderas, skicka ett mejl om detta till ep@ep.liu.se Bifoga i mejlet publikationens titel och författarens namn samt anledningen till att posten behöver raderas.

Vid kontroll av post är det möjligt att byta ut en ev. felaktig pdf-fil eller om pdf-filen saknas ladda upp den. När posten öppnas, klicka Fortsätt för att visa bilden för hantering av filer (bild 1 nedan).

Om filen saknas, hämta filen genom att klicka på knappen Bläddra. Välj fil och klicka sedan Öppna. Filen laddas nu upp. Systemet indikerar inte att filen håller på att laddas upp. Pdf-filen är uppladdad när texten Fulltext med röd text visas och kryssrutan för godkännande av publiceringsavtalet blir synlig (se bild 1 nedan).

Om en fil ska bytas ut, t.ex. på grund av felaktigt titelblad eller fel version, klicka på krysset längst till höger (siffran 1, bild 1) för att radera filen och ladda därefter upp den nya. Om en fil är uppladdad men inte visas kan det bero på att studenten felaktigt markerat Endast arkivering (siffran 2, bild 1). ändra detta genom att klicka på ikonen med pennan (siffran 1, bild 1) och markera Gör fritt tillgänglig nu (open access) (bild 2, röd ram).

Om publiceringsöverenskommelse saknas från studenten men studenten har registrerat arbetet och laddat upp filen kan vi inte publicer filen (fulltexten). Däremot kan vi publicera de bibliografiska uppgifterna om arbetet och dölja filen så att den inte syns publikt. För att dölja en fil klicka på ikonen med pennan (siffran 1 i bild 1 nedan). En ny bild visas. Markera endast arkivering (bild 2, röd markering). Filen kommer inte att visas publikt och inga sökmaskiner kommer heller inte åt den.

I fältet Kommentar till DiVA-administratör händer det att studenten skriver en fråga till administratören. Här kan man även fylla i orsaken varför en fil är utbytt eller dold. Fältet visas inte i det publikt utan endast internt.

DiVA, hantera fil
Bild 1. Hantera fil.

DiVA exjobb, filhantering
Bild 2. Dölja fil eller göra fritt tillgänglig.

Det är viktigt att listan i DiVA över giltiga ämnen/kurser är korrekt så att studenten kan välja rätt ämne/kurs. Om kursen/ämnet saknas i DiVA eller har avslutats är vi tacksamma om ni skickar information om detta till: ep@ep.liu.se

Från och med den 1 januari 2015 är inte ISRN obligatoriskt. Varje institution/avdelning bestämmer själva om ISRN (International Standrad Report Number) ska användas och hur det ska utformas.

Dokumentmall

För de institutioner, som inte har egna dokumentmallar, har vi sammanställt en sådan för studentarbeten. Den är skapad i Microsoft Word och kan laddas ned här:

Institutionen kan ändra i mallen efter egna önskemål och läggas upp på institutionens hemsida. Titelbladen bör alltid vara enhetligt utformade för samtliga studentarbeten dvs. institutionen/avdelningen har egna grafiskt utformade titelsidor som infogas i studentarbetet. Sidan innehåller även dokumentmallar för andra publikationstyper som avhandlingar och serier samt information om programvara för hantering av referenser.

Biblioteksblad

Biblioteksbladet behövs inte längre eftersom tryckta exemplar av studentarbeten inte längre hanteras av biblioteket.

Upphovsrättssida

Sidan med upphovsrättsinformation är heller inte nödvändig utan det räcker att i titelsidan lägga in logon för Creative Commons:

Creative Commons Mer information om hur man inkluderar Creative Commons licens

Formatera text i fälten för titel och abstract

I fälten för titel och abstract är det möjligt att formatera texten genom att klicka på ikonerna som symboliserar de olika formateringarna.

Titel och undertitel

Markera den text som ska formateras och klicka på någon av ikonerna för kursiv stil, upphöjt- eller nedsänkt tecken. Tecknet för Omega (Ω) innehåller de vanligaste matematiska symbolerna samt t.ex. tecknen för valuta, copyright, paragraf, större än och mindre än med mera. Bild 3 visar del av titel som är kursiverad.

DiVA Formaterat text i titelfälten